Trattamento dati “associati” – Informativa agli Interessati

Caro/a associato/a o aspirante associato/a,
ai sensi degli art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (“GDPR”) ti informiamo di quanto segue.
Categorie e Dati oggetto del Trattamento
Il Trattamento riguarda i dati delle persone che sono attualmente o sono state in un recente passato associate e in ogni caso che si siano fatte parte attiva nel richiedere
di essere accettate come associati dell’Associazione “La Casa del Digitale” che si occupa di promuovere la cultura del digitale.
I dati compresi nel Trattamento sono o possono essere: nome, cognome, data e luogo di nascita, Codice Fiscale, indirizzo e-mail, foto e video.
Finalità per le quali sono raccolti i dati, finalità del Trattamento e base giuridica
L’Associazione “La Casa del Digitale” tratta i tuoi dati personali esclusivamente per lo svolgimento dell’attività istituzionale:
– per la gestione del rapporto associativo (invio della corrispondenza, convocazione alle sedute degli organi, procedure amministrative interne) e per l’organizzazione ed
esecuzione del servizio; convocazione e gestione delle Assemblee dei Soci e degli organi statutari; corretta gestione contabile dell’Associazione e comunicazione con i
Soci;
– per adempiere agli obblighi di legge (es. fiscali, assicurativi, ecc.) riferiti anche agli associati dell’Associazione;
– per l’invio (tramite posta, posta elettronica, newsletter o numero di cellulare o altri mezzi informatici) di comunicazioni legate all’attività e iniziative dell’Associazione;
– per l’utilizzo e la pubblicazione di immagini foto e video – previo consenso dall’associato o dai tutori legali di eventuali associati minorenni – ai fini della diffusione delle
attività svolte dall’associazione sui canali social (pagine social, sito web, canale youtube, newsletter) con materiale promozionale (cartaceo e non) ed eventualmente
condivisi con altre Associazioni partner di progetti o istituzioni finanziatrici;
– per la partecipazione dei soci a corsi, incontri e iniziative e per l’organizzazione e gestione dei corsi;
– per analisi statistiche, anche in forma aggregata.
Il numero di telefono potrà essere utilizzato con espresso consenso dell’associato per la creazione di gruppi whatsapp per favorire la comunicazione su attività proposte
dall’Associazione.
L’indirizzo e-mail verrà utilizzato per l’invio di comunicazioni inerenti alla vita associativa.
La base giuridica del trattamento è rappresentata dalla richiesta di adesione e dal contratto associativo (art. 6 comma 1 lett. b GDPR), dal consenso al trattamento (art.
6 comma 1 lett. a – art. 9 comma 2 lett. a GDPR), dai contatti regolari con l’Associazione (art. 9 comma 2 lett. d GDPR), dagli obblighi legali a cui è tenuta l’Associazione
(art. 6 comma 1 lett. c GDPR).
Modalità di Trattamento
Il trattamento avverrà nel rispetto del GDPR e del D.Lgs. n. 196/03 (“Codice in materia di protezione dei dati personali”), nonché dei principi di liceità, correttezza e
trasparenza, adeguatezza e pertinenza, con modalità cartacee ed informatiche, ad opera di persone autorizzate dall’Associazione e con l’adozione di misure adeguate
di protezione, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati. Non verrà svolto alcun processo decisionale automatizzato. All’interno dell’Associazione solo
il Consiglio Direttivo ha accesso ad eventuali file e all’incartamento che contiene i dati e/o possono aggiornarlo. Il Titolare custodisce presso la sede legale
dell’Associazione (o presso il domicilio del Rappresentate Legale) i moduli di iscrizione pervenuti in formato cartaceo. I dati richiesti relativi a nome e cognome residenza
e c.f. completi di luogo e data di nascita sono condivisi con il direttivo per l’approvazione di nuovo associato. Non sono sottoposti ad elaborazione di alcun tipo. Potranno
essere condivisi con le associazioni o enti finanziatori di progetti.
Necessità del conferimento
Il conferimento dei dati anagrafici e di contatto è necessario in quanto strettamente legato alla gestione del rapporto associativo. Il consenso all’utilizzo delle
immagini/video e alla diffusione dei dati nel sito istituzionale e nelle altre modalità sopra descritte è facoltativo.
Ulteriori Trattamenti – Comunicazione dei dati e trasferimento all’estero dei dati
I dati potranno essere comunicati agli altri associati ai fini dell’organizzazione ed esecuzione del servizio. I dati potranno essere comunicati ai soggetti deputati allo
svolgimento di attività a cui l’Associazione è tenuta in base ad obbligo di legge (commercialista, assicuratore, sistemista, ecc.) e a tutte quelle persone fisiche e/o
giuridiche, pubbliche e/o private quando la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento dell’attività istituzionale (formatori, Enti Locali, ditte che curano
la manutenzione informatica, società organizzatrici dei corsi, ecc.). I dati potranno essere trasferiti a destinatari con sede extra UE che hanno sottoscritto accordi diretti
ad assicurare un livello di protezione adeguato dei dati personali. Ove necessario o opportuno, i soggetti cui vengono trasmessi i dati per lo svolgimento di attività per
conto dell’Associazione saranno nominati Responsabili (esterni) del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. In particolare i dati relativi a nome e cognome completi di
luogo e data di nascita, codice fiscale possono essere condivisi con la Compagnia di Assicurazione per le coperture assicurative del caso.
Periodo di conservazione dei dati
I dati saranno utilizzati dall’Associazione fino alla cessazione del rapporto associativo. Dopo tale data, saranno conservati per finalità di archivio, obblighi legali, contabili,
fiscali o per esigenze di tutela dell’Associazione, con esclusione di comunicazioni a terzi e diffusione in ogni caso applicando i principi di proporzionalità e minimizzazione.
Diritti dell’interessato
Nella qualità di interessato, Ti sono garantiti tutti i diritti specificati all’art. 15 – 20 GDPR, tra cui il diritto all’accesso, rettifica e cancellazione dei dati, il diritto di limitazione
e opposizione al trattamento, il diritto di revocare il consenso al trattamento (senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso acquisito prima della
revoca), nonché il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei dati personali qualora tu ritenga che il trattamento che ti riguarda violi il GDPR o la normativa
italiana. I suddetti diritti possono essere esercitati mediante comunicazione scritta da inviare a mezzo posta elettronica, p.e.c. o fax, o a mezzo raccomandata presso la
sede dell’Associazione.
Titolare del trattamento
Titolare del Trattamento è Associazione “La Casa del Digitale”, via Gregorio Mattei 1 – 88100 Catanzaro, mail info@lacasadeldigitale.it,
pec: postmaster@pec.lacasadeldigitale.it.
Il Titolare, vista la natura e la scala dei dati trattati, non ritiene necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO).